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Vicerrectoría Administrativa

Área de Contratación

En el marco del principio de planeación contractual, como parámetro rectoral del control y organización, se garantiza que los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios, se realicen en cumplimiento estricto de los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia, imparcialidad y publicidad, en atención a los lineamientos legales que rigen los procesos en la etapa pre-contractual, contractual y post-contractual, con el propósito de dar cumplimiento a la misión Institucional.

Misión

Garantizar que los procesos de contratación de la Universidad del Cauca se desarrollen dentro de los parámetros legales establecidos, cumpliendo de manera estricta los principios de planeación, economía, transparencia, responsabilidad, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y legalidad en todas y cada una de sus etapas.

Visión

El Área Contratación busca constituirse como un área en la que primen los criterios de transparencia, celeridad y vocación de servicio, en búsqueda de la optimización de los procesos.

Objetivo general

Es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa que ejerce control y organización a los temas contractuales de la universidad, regida mediante el Acuerdo Superior 105 de 1.993 o Estatuto General de la Universidad del Cauca, en cual se fija la Estructura Orgánica.

Funciones Área Contratación

Asesorar y apoyar a la comunidad universitaria en la interpretación y aplicación de las normas y procedimientos jurídicos y en general en los asuntos contractuales.
Realizar el control de legalidad de los procesos contractuales en sus etapas precontractual, contractual y post contractual adelantados por la Institución.
Preparar y elaborar la sustanciación de las actuaciones contractuales mayores de 100 SMMLV y la expedición de los actos administrativos.
Proyectar y preparar los lineamientos técnicos, guías y manual sobre la actuación y buenas prácticas de la gestión contractual, según el estatuto general de la Universidad, el reglamento interno y los resultados de las auditorías internas y externas.
Administrar los expedientes contractuales de la entidad, de conformidad con las políticas de gestión documental y la normatividad vigente.
Administrar las herramientas y sistemas de información de carácter institucional que permitan recolectar la información requerida para hacer seguimiento a la eficiencia de los procesos contractuales.

Coordinar y adelantar el proceso de contratación de la Institución en las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Tramitar y elaborar las minutas y documentos anexos o los que integran los contratos, convenios interadministrativos y demás instrumentos
Velar por el cumplimiento de los términos establecidos en actos administrativos, convenios, contratos y demás decisiones de la administración.
Publicar en el portal único de contratación y en las plataformas digitales la información relativa a los procesos de contratación que adelante la Institución de conformidad con la normatividad vigente.
Llevar a cabo los procesos de adquisición de elementos con características técnicas uniformes, buscando la efectividad entre la oferta y la demanda en el mercado.
Atender las peticiones, requerimientos y emitir los conceptos relacionados con la naturaleza de la dependencia.

Accede al Sistema de Contratación

Sistema de
Contratación

Procedimientos de Contratación

1

Hacer la planeación contractual, registrar, identificar y publicar la necesidad en el PAA. (solicitante)

2

Solicitar personalmente mediante correo electrónico o de manera física la activación o vinculación del usuario para ingresar al aplicativo SIGE. (solicitante)

3

Crear la contraseña desde el link enviado por la plataforma, para hacer el ingreso al aplicativo mediante su usuario SIGEP. (técnico administrativo)

4

Orientar y/o apoyar al solicitante en el cargue de documentos requeridos en la plataforma SIGEP. (técnico administrativo)

5

Solicitar mediante correo electrónico o de manera presencial validación de la hoja de vida. (solicitante o futuro contratista)

6

Validar información de la hoja de vida. (técnico administrativo)

7

Completar y entregar al solicitante la documentación de acuerdo a la modalidad del contrato. (Proponente, Interesado o Futuro Contratista).

8

Radicar formalmente la solicitud de contratación en la Vicerrectoría Administrativa (Solicitante).

9

Revisar que se encuentren todos los requisitos documentales dentro de la carpeta en físico. (Técnico Administrativo).

10

Recibir y radicar la solicitud de contratación, se alimenta base de datos con la información del contrato. (Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa).

11

Revisar y aprobar solicitud de contratación CDP ( Abogado y/o Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativo)

12

Remitir solicitud de contratación CDP al Ordenador del Gasto para su firma .(Profesional Universitario Vicerrectoría Administrativa).

13

Firmar solicitud de contratación y enviar a la División Financiera para expedición del CDP. (Ordenador del Gasto)

14

Recibir solicitud firmada por el Ordenador del Gasto y Expedir CDP (Profesional Universitario Div. Financiera).

15

Hacer ingreso del documento CDP y entregar al equipo Jurídico del área de contratación. (Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa).

16

Elaborar la Minuta, remitir al Contratista y al Vicerrector Administrativo para su Suscripción. (Abogado Vicerrectoría Administrativa).

17

Recepcionar RPD y entregar al abogado encargado del proceso (Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa).

18

Contactar al contratista para la entrega física del contrato para gestionar la garantía de cumplimiento exigida en el contrato (Abogado Vicerrectoría Administrativa).

19

Hacer trámite para radicar póliza (Contratista)

20

Revisar el contenido de la póliza (Abogado Vicerrectoría Administrativa).

21

Proyectar el documento de aprobación de garantía y oficio mediante el cual se designa al Supervisor, remitir al Vicerrector Administrativo para su suscripción. (Abogado Vicerrectoría Administrativa).

22

Cargar todos los contratos en la base de datos SIGEP. (Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa).

23

Entregar el expediente contractual al área de archivo de la Vicerrectoría Administrativa. (Abogado Vicerrectoría Administrativa).

24

Hacer el respectivo archivo del expediente contractual. (Archivo Documental Vicerrectoría Administrativa).

25

Escanear documentos contractuales. (Archivo Documental Vicerrectoría Administrativa)

26

Publicar los contratos en la plataforma SECOP II. (Ingeniero de Soporte Vicerrectoría Administrativa)

27

Revisar y aprobar solicitud de contratación CDP ( Abogado y/o Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativo)

28

Remitir solicitud de contratación CDP al Ordenador del Gasto para su firma .(Profesional Universitario Vicerrectoría Administrativa).

29

Revisar que se encuentren todos los requisitos documentales dentro de la carpeta en físico. (Técnico Administrativo).

30

Recibir y radicar la solicitud de contratación, se alimenta base de datos con la información del contrato. (Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa).